MRO atau Maintenance Repair & Overhaul dikenal sebagai kategori alat-alat yang digunakan dalam bagian produksi perusahaan. Alat-alat yang dimaksud berfungsi dalam menjaga, memperbaiki, menjalankan mesin dan perlengkapan dalam perusahaan. Alat yang termasuk dalam kategori MRO antara lain alat pabrik, alat keamanan, alat kebersihan, power transmission product, dan lainnya.
Secara
individu, alat-alat dalam MRO ini biasanya cukup murah. Namun jika
diakumulasi, pengeluaran alat-alat MRO secara keseluruhan sebenarnya
cukup besar. Jika tidak dikelola dengan baik, pengeluaran ini bisa
berdampak pada profitabilitas perusahaan secara signifikan. Karena
itulah perusahaan sebaiknya mulai melihat dan mengevaluasi
MRO purchase dan purchasing behaviour mereka
secara internal.
Untuk
melihat dan meninjau pengeluaran MRO dalam perusahaan, divisi
Procurement perusahaan bisa melakukan dua hal. Yang pertama adalah
melihat supplier usage report, lalu yang kedua adalah
melihat invoicing report selama 12 bulan terakhir.
Keduanya bisa memberikan informasi seperti informasi produk, jumlah
produk yang dibeli per tahun, harga, dan satuan ukuran masing-masing
produk.
Semua
informasi yang diperoleh kemudian bisa dimasukkan ke
dalam spreadsheet. Setelah itu, divisi Procurement bisa
mengelompokkan tiap produk dan mulai menganalisa. Identifikasi vendor
mana saja yang digunakan untuk masing-masing pembelian produk, dan
berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk vendor tersebut.
Setelah
informasi yang diperoleh semakin jelas, divisi Procurement bisa
melakukan tiga strategi di bawah ini untuk memangkas biaya
procurement MRO dan meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Konsolidasi Supplier
Cara
terbaik mengelola procurement MRO adalah dengan teknik konsolidasi
yang berarti mengurangi jumlah vendor tempat perusahaan melakukan
pembelian. Strategi ini terbukti efektif untuk memusatkan pembelian
ke segelintir vendor saja dan langsung dalam jumlah besar dan/atau
untuk berbagai kategori.
Karena
menerima permintaan yang lebih banyak, supplier akan
lebih bersedia memberikan diskon. Dengan demikian, pengeluaran
perusahaan bisa dipangkas.
Tidak
hanya itu, dengan konsolidasi, jumlah vendor atau supplier yang
harus ditangani oleh divisi Procurement juga berkurang. Dengan begitu
proses procurement menjadi lebih efisien dan divisi Procurement bisa
lebih produktif dalam bertugas.
Proses
konsolidasi ini bisa dengan mudah dilakukan melalui platform
e-Procurement seperti Metalextra.com
Divisi Procurement perusahaan bisa menentukan vendor
atau supplier yang
menjadi preferensi dan memberikan rekomendasi ke perusahaan melalui
platform tersebut. Rekomendasi ini juga transparan karena disertakan
dengan informasi lain seperti harga sebagai perbandingan.
Tidak
hanya itu, karena dilakukan secara online, proses procurement yang
dilakukan melalui platform e-Procurement Metalextra.com
juga
lebih efisien.
Optimalisasi
Pesanan
Menganalisa
frekuensi pemesanan procurement dalam kurun waktu tertentu bisa
memberikan beberapa informasi berharga. Salah satunya adalah jumlah
rata-rata pesanan barang untuk tiap produk dalam setahun. Tidak hanya
itu, Anda juga bisa melihat di titik mana pesanan tersebut mencapai
angka tertinggi dalam setahun.
Dengan
informasi tersebut, divisi Procurement bisa mengelompokkan beberapa
pesanan menjadi satu pesanan dalam jumlah yang lebih besar. Sama
seperti poin pertama di atas, ini bisa membuat supplier lebih
bersedia memberikan diskon yang otomatis memangkas biaya dan
meningkatkan profitabilitas.
Karena
bersifat digital, menganalisa frekuensi pemesanan dalam perusahaan
melalui platform e-Procurement seperti Metalextra.com
jelas
jauh lebih mudah. Tidak hanya itu, melakukan penggabungan pesanan
juga bisa dilakukan dengan mudah.
Negosiasi
Kontrak
Terkadang,
meskipun melakukan procurement dengan satu supplier tertentu,
perusahaan tidak pernah membuat kontrak atau persetujuan harga
dengan supplier tersebut.
Padahal kontrak adalah salah satu cara untuk mengendalikan harga
produk yang dibeli perusahaan.
Membuat
kontrak jangka panjang dengan supplier yang
dipilih memberikan beberapa keuntungan untuk perusahaan. Pertama,
perusahaan memiliki leverage untuk
mengunci harga pembelian produk selama waktu yang sudah ditentukan
dalam kontrak. Kedua, kontrak juga membuka peluang untuk mendapatkan
diskon untuk procurement dalam kategori yang sudah ditentukan.
Kontrak
memberikan supplier jaminan
pemasukan dalam jangka waktu tertentu. Dengan keuntungan
tersebut, bukan tidak mungkin supplier bersedia
memberikan insentif tambahan.
Karena
umumnya dilakukan secara manual, proses negosiasi kontrak cenderung
tidak efisien dan memakan waktu yang sangat lama. Namun jika
menggunakan platform e-Procurement, proses negosiasi kontrak bisa
dilakukan secara online.
Karena
disertakan dengan fitur komunikasi real-time,
proses negosiasi kontrak juga bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
Tidak ada lagi yang namanya membuang kertas untuk mengubah kontrak
dan menunggu supplier membalas
sebelum bisa melakukan apa-apa.
Divisi Procurement sebaiknya mengetahui purchasing behavior dalam perusahaannya untuk kategori ini untuk mencegah pengeluaran yang tidak perlu. Karena jika dikelola dengan baik, procurement MRO tidak hanya bisa memangkas biaya, tapi juga meningkatkan profitabilitas perusahaan. Awali semua perjalanan efisiensi pengeluaran Anda dengan platform e-Procurement handal Metalextra.com
Awalnya dipublikasikan pada13 Juni 2020 @ 11:29 PM
Menyukai ini:
Suka Memuat...
Terkait
Anda harus log masuk untuk menerbitkan komentar.